12-10-2023 
Le défraiement, un terme souvent présent dans le monde professionnel, est une notion importante à comprendre pour quiconque souhaitant travailler en tant que freelance ou contractuel.
JBAN, un des principaux prestataires de paiement en ligne du marché, explore le sujet pour vous selon la législation française. Comment définir le défraiement ? Comment le comptabiliser ? Le déclarer ? Quel est le montant maximum, comment cela fonctionne et quels éléments rentrent dans son calcul ? Voici tout ce que vous devez savoir sur le défraiement.
Que veut dire la notion de défraiement ?
Le défraiement est un processus qui permet à tout employé de recevoir une indemnisation pour les dépenses qu'elle a engagées dans le cadre de son travail ou de son activité professionnelle. Il est essentiel de noter que le défraiement n'est pas un salaire ou une rémunération, mais plutôt une compensation pour un coût lié à l'exécution d’une tâche professionnelle.
Les dépenses prises en charge sous le système du défraiement peuvent varier suivant la nature de la mission. Cela inclut les repas, les frais de déplacement, l'hébergement, les fournitures de bureau, les frais de communication, et bien d’autres dépenses. JBAN définit des règles spécifiques concernant les dépenses admissibles et les modalités de défraiement, garantissant ainsi une transparence et une équité dans le processus.
Au niveau du remboursement, plusieurs règles et modalités doivent être respectées, et ce, afin de garantir la transparence et l’équité.
Comment il faut procéder pour calculer le défraiement ?
1. Le barème forfaitaire
Le barème de calcul est publié par l’URSSAF concernant toutes les indemnisations forfaitaires sous le process défraiement (Sachez que ce système de remboursement est à indiquer au préalable sur le contrat de travail). Consultez le barème forfaitaire sur https://www.urssaf.fr/portail/home/taux-et-baremes/frais-professionnels.html
2. La valeur réelle comme base de calcul
Le défraiement des dépenses dans ce cas de figure prend comme base de calcul la valeur réelle des dépenses. L’employé fournit les notes de frais et les justificatifs nécessaires, mais le remboursement se fait au centime près.
3. La déduction forfaitaire spécifique
Désignée par l'acronyme DFS, cette méthode permet de réduire l’assiette des cotisations par rapport à la sécurité sociale et à la retraite complémentaire. Les bases de calcul de la « SECU » sont disponibles sur le site officiel, vous pouvez les consulter à tout moment !
Bien évidemment, il ne faut pas omettre d'intégrer dans le calcul les contributions AGS ainsi que les contributions d’assurance chômage.
Comment enregistrer comptablement un défraiement ?
Quand une entreprise défraye un collaborateur, chaque dépense doit figurer dans le journal des achats et en parallèle, il faudra débiter le compte de TVA déductible, mais également les comptes :
6234 « cadeaux à la clientèle »
6064 « fournitures administratives »
6257 « réceptions »
6251 « voyages et déplacements »
Quant aux comptes à créditer, ce seront :
108 « comptes de l’exploitant »
4551 « comptes courants d’associé »
467 « autres comptes débiteurs ou créditeurs »
Comment s'effectue la déclaration d'un défraiement à l'administration fiscale ?
Le système français exonère d’impôt sur le revenu tout type de défraiements, sans que cela dépasse le montant alloué par le fisc (Dans ce cas de figure, tout est automatique). L'allocation couvre toutes les dépenses réelles et justifiées, pratiquement tous les frais professionnels engagés ainsi que l'ensemble des dépenses réelles.
Avant de remplir votre déclaration d’impôt, demandez conseil auprès de votre prestataire de paiement en ligne ; des déductions sur les frais professionnels avancés sont prévues !
Depuis janvier 2021, des montants plafonnés ont été fixés par l'Urssaf par rapport aux exonérations :
- Les indemnités de restauration sont fixées à 6,70 euros (sur le lieu de travail)
- Les frais de repas quand l'employé est en déplacement sont plafonnés à 19,10 euros pour la restauration et 9,40 pour le panier.
- Sinon pour les repas quand l'employé est en grand déplacement (toujours en milieu urbain); ce sera 19,10 euros pour les 3 premiers mois, 16,20 euros jusqu'au 24éme mois et 13,40 euros jusqu'au 72éme mois.
- La mobilité professionnelle est également indemnisée à hauteur de 76,10 euros/jour, pour un hébergement provisoire (y compris les frais de nourriture), sans dépasser une durée de 9 mois.
- L'installation dans un nouveau logement est aussi indemnisée à hauteur de 1524,30 euros (Avec en plus 127,10 euros/enfant à charge).
- Le grand déplacement en métropole défraye notamment le logement et le petit-déjeuner, et ce, à hauteur de :
- 68,50 euros à Paris (Ou 50,80 euros en province) pour les 3 premiers mois
- 58,20 euros à Paris (Ou 43,20 euros en province) jusqu'au 24e mois
- 48 euros à Paris (Ou 35,60 euros en province) jusqu'au 72e mois
Pour conclure ;
Le défraiement est un processus essentiel pour les travailleurs de tous types. Comprendre comment il fonctionne, les règles qui le régissent et comment maximiser ses avantages, s’avère crucial dans le maintien de relations professionnelles saines et en plus s’assurer une gestion financière efficace. En suivant les conseils donnés et en se familiarisant avec les règles du défraiement, les individus peuvent tirer le meilleur parti de cette pratique dans le monde professionnel.
